Welkom bij Beraed

Heel veel mensen zitten in een bestuur. Van de voetbalclub, de muziekvereniging, de VvE, de ouderraad of een stichting die het buurthuis draaiende houdt. Bijna altijd naast werk en gezin, op een doordeweekse avond, zonder dat iemand ervoor betaald wordt.

Het vergaderen zelf is zelden het probleem. Dat zit ervoor en erna. Agendapunten komen binnen via losse mails en appjes. De stukken gaan in drie versies rond. De notulen komen een week later, als iedereen het al half vergeten is. En bij de rondvraag duikt een actiepunt op waar al twee vergaderingen niemand meer naar heeft gekeken.

Bovendien wisselt een bestuur steeds van samenstelling. Stopt de secretaris na vier jaar, dan gaat een flink deel van het geheugen van de vereniging mee: waarom er ooit voor die leverancier is gekozen, wat er over de contributie is afgesproken, wie wat zou doen.

Ik ken dat zelf goed. Ik zit in het bestuur van een roeivereniging, en daar merkten we al snel hoe onpraktisch het is om een bestuursvergadering voor te bereiden via de mail, met een losse agenda en losse notulen. Dus gingen we nadenken over een slimmere manier, en heb ik Beraed gebouwd. Na een tijd testen en aanpassen hebben we nu een systeem dat ons elke week veel tijd bespaart. Daarom heb ik besloten Beraed voor iedereen beschikbaar te maken.

Wat Beraed doet

Beraed volgt de vergadering zoals die bij besturen gaat, van het eerste agendapunt tot het laatste actiepunt.

• Punten verzamelen. Ieder bestuurslid draagt een punt aan, met een toelichting. De voorzitter of secretaris plant het in bij een vergadering.
• Vooraf bespreken. Elk agendapunt heeft een eigen discussie. Vragen die anders per mail heen en weer gaan, staan bij het punt zelf. Zo begint de vergadering bij de keuze, niet bij de uitleg.
• Vergaderen en notuleren. De notulen schrijf je bij het agendapunt, tijdens de vergadering. Een besluit leg je vast met /besluit, een actiepunt met /ap.
• Bijhouden. Alle besluiten komen op één besluitenlijst, over alle vergaderingen heen. Openstaande actiepunten komen vanzelf terug op de volgende agenda, tot ze af zijn.

Agenda en notulen exporteer je naar Word, voor wie dat nodig heeft, of je deelt ze met een link.

Voor wie

Beraed is er voor besturen van verenigingen en stichtingen, en voor de commissies eromheen. Schuift er iemand van buiten aan, zoals de kascommissie of een adviseur, dan nodig je die uit als gast voor één vergadering. Het werkt in de browser, en als webapp op je telefoon. Je hoeft hiervoor verder niks te downloaden.

Wat je op deze blog kunt lezen

Op deze blog schrijf ik over nieuwe features, deel ik tips op het gebied van vergaderen, en ervaringen vanuit besturen. Verder neem ik hier de tijd om sommige features verder toe te lichten.

Laat van je horen

Beraed wordt gemaakt samen met de besturen die het gebruiken. Mis je iets, of loopt jullie bestuur ergens tegenaan waar ik nog niet aan heb gedacht? Laat het me weten. Elke reactie wordt gelezen.