Organisatie: offerte accepteren en facturen bekijken

Een organisatie gaat op offerte. Het abonnement, de offertes en de facturen staan in de app, bij de organisatie zelf. Wij maken ze klaar; jij ziet ze en geeft akkoord.

Waar je het vindt

Open de organisatie en kies Beheer, dan het tabblad Abonnement en facturen. Dat zien alleen org-eigenaren en org-beheerders.

Wacht de organisatie nog op akkoord, dan opent ze meteen op het scherm Je offerte; Beheer zie je dan nog niet. Wacht er tijdens een proef een offerte, of staat er een factuur open, dan zie je dat op Start van de organisatie, onder Vraagt aandacht.

Het pakket

Bovenaan staat wat je hebt:

• Kosten: het bedrag per maand of per jaar, exclusief btw, zoals het op de laatste factuur staat.
• Leden: hoeveel leden de organisatie heeft, en hoeveel er in het pakket zitten.
• Commissies: hoeveel commissies actief zijn.
• Status: bijvoorbeeld Actief, Opgezegd of Betaling achterstallig, en tot wanneer de periode loopt.

Een lid telt één keer mee, ook als hij in meerdere commissies zit.

Een offerte accepteren

Een openstaande offerte staat onder Offerte; met Bekijken open je het scherm Je offerte. Je ziet per regel het aantal en de prijs per jaar, een eventuele korting met de reden, de btw en het totaal. Geldt de korting maar een tijd, dan staat er het bedrag voor het eerste jaar, en wat het daarna per jaar is. Met Pdf downloaden open je de offerte als pdf.

Alleen een org-eigenaar geeft akkoord:

1. Kies Akkoord geven….
2. Controleer bij Factuur naar het adres waar de factuur heen gaat, bijvoorbeeld de penningmeester. Je kunt het hier nog aanpassen.
3. Je ziet voor welk bedrag je namens de organisatie akkoord geeft, en dat je akkoord gaat met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Kies Akkoord geven.

Daarna is de organisatie meteen open en krijgen de org-eigenaren een welkomstmail. Stripe maakt de factuur en mailt hem binnen een uur naar het factuuradres. Daarna staat hij ook onder Facturen. Een org-beheerder die geen eigenaar is, kan de offerte wel lezen maar geen akkoord geven.

Een vraag of wijziging

Klopt er iets niet aan de offerte, of heb je een vraag? Kies Vraag of wijziging…, schrijf je vraag en kies Versturen. Wij reageren per mail, of met een nieuwe versie van de offerte. Een nieuwe versie vervangt de vorige; je krijgt hem per mail.

Zolang je vraag openstaat, staat hij onder de offerte en kun je nog geen akkoord geven. Na ons antwoord of een nieuwe versie kan dat weer.

Eerdere offertes staan onderaan, bij Eerdere offertes, met of ze zijn geaccepteerd of geannuleerd.

Facturen

Onder Facturen staan alle facturen, de nieuwste bovenaan, met de datum, het bedrag en de status: Openstaand, Betaald, Oninbaar of Vervallen.

• Bij een openstaande factuur kies je Betalen. Je betaalt dan via Stripe.
• Bij een betaalde factuur open je hem met Bekijken.
• Met Pdf download je de factuur als pdf.

Een week voor de vervaldatum krijg je een herinnering per mail; die gaat naar het factuuradres en naar de org-eigenaren. Is een factuur over de vervaldatum, dan wordt de organisatie alleen-lezen tot hij betaald is, en krijg je daarover een mail; na betaling gaat alles vanzelf weer open. Betaal hem via de link, of neem contact met ons op als je meer tijd nodig hebt. Geven wij uitstel, dan krijg je daarvan een mail met de nieuwe datum.