Gasten uit je organisatie

Iemand uit je eigen organisatie hoeft niet per mail te worden uitgenodigd. Een org-lid heeft al een account, dus je zoekt diegene op naam en voegt die toe. Die persoon is dan meteen gast bij de vergadering.

Een org-lid toevoegen als gast

1. Open de vergadering, kies Delen en dan Gasten uitnodigen. Op je telefoon staat dat achter ⋯ bovenaan de vergadering.
2. Kies het tabblad Org-leden. Zit je in meer dan één organisatie, kies dan eerst de Organisatie.
3. Typ minstens 2 letters van de naam. Je ziet maximaal 10 namen.
4. Kies de mensen die je wilt toevoegen. Ze staan dan onder Gekozen.
5. Kies wat ze mogen: Mag meepraten bij de punten en Mag punten aandragen voor deze agenda. Dat is hetzelfde als bij andere gasten.
6. Kies Als gast toevoegen. Bij meer mensen staat er bijvoorbeeld 3 gasten toevoegen.

Je voegt hoogstens 20 mensen tegelijk toe.

Alleen beheerders nodigen gasten uit, ook hier.

Direct actief

Een org-lid hoeft de uitnodiging niet te accepteren. Er is geen link en er gaat geen mail uit. De gast ziet de vergadering meteen onder Gedeeld met mij, zoals beschreven in Je bent uitgenodigd als gast.

Wie al eerder was uitgenodigd en was ingetrokken, kun je zo weer toevoegen. Rechten wijzigen of intrekken doe je in hetzelfde venster als bij andere gasten.

Wanneer het kan

Het kan in twee gevallen:

• De vergadering hoort bij een commissie van de organisatie, en de gast is lid van die organisatie.
• De vergadering staat in je Mijn overleggen, en jij en de gast zitten samen in een commissie van een actieve organisatie. Iemand die alleen in dezelfde organisatie zit, maar niet in een commissie met jou, kun je hier niet toevoegen. Nodig die persoon dan per e-mail uit.

Het kan niet voor jezelf, voor iemand die al lid is van het team (die ziet de vergadering al), in een gesloten vergadering, in een vergadering die meer dan 14 dagen geleden was, of als je boven het aantal gasten uitkomt dat bij je pakket hoort. Dat staat in Gasten uitnodigen bij een vergadering. Bij een alleen-lezen team, bijvoorbeeld een gestopte organisatie, kun je geen gast meer toevoegen.

Zoeken: wat je wel en niet kunt

• Je zoekt op naam. Zoeken op e-mailadres kan niet, en je ziet in de resultaten nooit een e-mailadres.
• Je zoekt alleen binnen je eigen organisatie. Wie er niet in zit, vind je niet.
• Je typt minstens 2 tekens. Jezelf zie je niet in de resultaten.
• Er is een grens aan het aantal zoekacties: 30 per minuut en 300 per dag.
• Elke zoekactie wordt vastgelegd: wie zocht, in welke organisatie, naar welke term, en hoeveel resultaten dat gaf. Die gegevens bewaren we 90 dagen. Meer staat in de privacyverklaring.

Wat het team van een gast ziet

Een org-lid dat je als gast toevoegt, is een gast zoals elke andere: het team ziet naam en e-mailadres. Daarom gelden er grenzen:

• Je kunt per 24 uur hoogstens 30 org-leden als gast toevoegen, bij elkaar opgeteld over al je vergaderingen. Ook als je een vergadering daarna verwijdert, tellen ze mee.
• Bij een commissie komt elke toevoeging in het logboek van de organisatie. Een overleg in Mijn overleggen is privé en komt er niet in.