Een organisatie beheren

Als org-eigenaar of org-beheerder beheer je de organisatie en haar commissies. Dat doe je op drie plekken van de organisatie:

• Start: onder Vraagt aandacht de verzoeken om aan te sluiten, een offerte die op akkoord wacht, openstaande facturen en, zolang er nog weinig commissies zijn, Eerste commissie aanmaken. Rechts staat De organisatie, met het aantal leden, commissies en het pakket.
• Commissies: commissies aanmaken, leden toevoegen, opheffen en heropenen, en instellen wie een commissie ziet.
• Beheer, met de tabbladen Leden, Abonnement en facturen en Logboek. Beheer zie je alleen als je org-eigenaar of org-beheerder bent.

Je bent automatisch beheerder van elke commissie en kunt alles lezen. Dat hoort bij je rol, en commissieleden zien het aan het label Org-beheerder in de ledenlijst.

Wie mag wat

Wat	Org-eigenaar	Org-beheerder
Commissies aanmaken, opheffen en heropenen	ja	ja
Instellen wie een commissie ziet	ja	ja
Een lid aan een commissie toevoegen	ja	ja
Verzoeken beoordelen	ja	ja
Een lid uit de organisatie verwijderen	ja	ja
Het logboek lezen	ja	ja
Abonnement en facturen bekijken	ja	ja
Een offerte accepteren	ja	nee
Rollen in de organisatie wijzigen	ja	nee

Een commissie aanmaken

Kies op Commissies Nieuwe commissie en vul in. Op de telefoon heet de knop + Nieuw en staat hij naast het zoekveld.

• Naam.
• Omschrijving, maximaal 500 tekens. Alle leden van de organisatie zien die in de lijst. Schrijf dus op wat de commissie doet.
• Eigenaar: een org-lid of jijzelf. Standaard ben jij het. De eigenaar is voorzitter van de commissie en kan haar leden beheren.

Kies Commissie aanmaken. Bovenaan staat Commissie aangemaakt. Nodig nu de leden uit. Met Openen bij de commissie ga je erheen.

• De organisatie moet actief zijn.
• De commissie krijgt het standaardsjabloon, zoals een nieuw team.
• De commissie valt onder het abonnement van de organisatie; je betaalt er niet apart voor.
• Alle org-eigenaren en -beheerders zijn meteen beheerder van de nieuwe commissie.

Een commissie beheren

Bij elke commissie op Commissies staat Openen, en achter ⋯:

• Leden en rollen: de ledenlijst van de commissie, in de Commissie-instellingen.
• Lid toevoegen: zie hieronder.
• Wie ziet deze commissie…: zie hieronder.
• Opheffen…: zie hieronder.

Wie ziet een commissie

Standaard ziet iedereen in de organisatie een commissie in de lijst, en kan iedereen vragen om aan te sluiten. Wil je dat niet, bijvoorbeeld bij het bestuur, kies dan achter ⋯ Wie ziet deze commissie…:

• Iedereen in de organisatie: leden zien haar in de lijst en kunnen vragen om aan te sluiten.
• Alleen de leden: wie er niet in zit, ziet haar niet en kan niet vragen om aan te sluiten. Jij voegt mensen toe met Lid toevoegen, of de commissie nodigt ze uit.

Kies Opslaan. Bij een commissie alleen voor de leden staat in de lijst het label Alleen leden. Org-eigenaren en -beheerders zien haar altijd. Een commissiebeheerder kan dit niet instellen.

Leden aan een commissie toevoegen

Je kunt aan elke commissie een lid toevoegen, zonder dat die persoon een verzoek indient. Het moet al een org-lid zijn. Kies achter ⋯ Lid toevoegen, kies de persoon en de rol (Lid of Beheerder), en kies Toevoegen.

Iemand die nog geen org-lid is, nodig je uit voor de commissie. Zie Leden uitnodigen en rollen. Zodra die persoon lid is van de commissie, is die ook lid van de organisatie.

Een commissie opheffen

Opheffen betekent archiveren. Kies achter ⋯ Opheffen…, typ de naam van de commissie en kies Commissie opheffen.

• De commissie wordt alleen-lezen. Leden kunnen alles nog lezen en exporteren.
• Gewone org-leden zien de commissie niet meer in de lijst. Jij ziet haar nog wel, onderaan.
• Niemand kan nog een verzoek indienen om aan te sluiten.
• Er wordt niets verwijderd.

Een opgeheven commissie kun je weer openen met Heropenen. Dan werkt alles weer zoals voorheen.

Een commissie definitief verwijderen

Dat kan alleen nadat de commissie is opgeheven, en alleen door de eigenaar van de commissie. Die opent in de commissie Commissie-instellingen, tabblad Commissie, en kiest onder Commissie verwijderen de knop Team verwijderen…. Het werkt verder zoals een team verwijderen. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt, dus exporteer eerst wat je wilt bewaren.

Leden en rollen

Op Beheer, tabblad Leden, zie je alle leden van de organisatie, met naam, e-mailadres, rol en het aantal commissies waarin ze zitten. Zoek op naam of e-mailadres, of kies Alle leden, Eigenaren en beheerders of Zonder commissie.

Alleen een org-eigenaar wijzigt rollen: tik op de rol (Eigenaar, Beheerder of Lid) en kies een andere. Wordt iemand eigenaar, of is hij het niet meer, dan vraagt Beraed eerst om te bevestigen. Er blijft altijd minstens één org-eigenaar.

• Maak je iemand beheerder, dan wordt die persoon meteen beheerder van elke commissie.
• Maak je een beheerder weer gewoon lid, of verwijder je die persoon, dan verdwijnt die uit de commissies waar die alleen via de organisatie in zat. Was die daar al lid met een lagere rol, dan komt die rol terug.

Een lid uit de organisatie verwijderen

Kies bij het lid Uit de organisatie verwijderen en bevestig. Een org-eigenaar verwijderen kan alleen een andere org-eigenaar. Dat kan alleen als het lid in geen enkele commissie van de organisatie meer zit. Zit die persoon er nog in, dan moet die eerst daar weg. De automatische lidmaatschappen van org-beheerders tellen daarbij niet mee. De laatste org-eigenaar kan niet worden verwijderd.

Vertrekt iemand uit de laatste commissie, dan blijft die persoon lid van de organisatie tot jij die verwijdert.

Abonnement en facturen

Op Beheer, tabblad Abonnement en facturen, staan het pakket, offertes en facturen. Zie Offerte accepteren en facturen bekijken.

Het logboek

Op Beheer, tabblad Logboek, lees je wat er in de organisatie is gewijzigd, de nieuwste eerst: wie het deed, wat er gebeurde, bij welke commissie en welk lid, en wanneer. Zoek op naam of commissie, of kies Commissies, Leden en rollen, Verzoeken of Organisatie. Je ziet de laatste 500 regels. Wat Beraed zelf deed, zoals het akkoord verwerken of een team terugzetten, staat onder de naam Beraed. Onder Organisatie staan ook de proefperiode, uitstel voor een factuur en het akkoord op de offerte. Alleen org-eigenaren en org-beheerders kunnen het logboek lezen. Het wordt bewaard zolang de organisatie bestaat.

Wat nog niet kan

• Eén huisstijl voor de hele organisatie.
• Mensen voor de organisatie uitnodigen zonder commissie.
• Een commissie waar de org-beheerder buiten blijft. Een commissie kan wel alleen voor de leden zijn, zie hierboven.

Stopt de organisatie, dan lees je in Wat er gebeurt als een organisatie stopt wat er verandert.