Gasten uitnodigen bij een vergadering

Wil je dat iemand van buiten het team meedoet aan één vergadering, bijvoorbeeld iemand van een commissie, een adviseur of een klant? Nodig die persoon uit als gast. Een gast wordt geen lid van het team en ziet alleen deze ene vergadering.

Alleen beheerders nodigen gasten uit. In Mijn overleggen ben jij de beheerder.

Uitnodigen

1. Open de vergadering, kies Delen en dan Gasten uitnodigen. Op je telefoon staat dat achter ⋯ bovenaan de vergadering.
2. Vul een of meer e-mailadressen in, gescheiden door een komma.
3. Laat aangevinkt wat de gast mag:
   • Mag meepraten bij de punten: berichten plaatsen en reageren in de discussie bij de punten die hij ziet.
   • Mag punten aandragen voor deze agenda: punten voorstellen voor alleen deze vergadering.
4. Kies Uitnodigen.

De gast krijgt een mail met een persoonlijke link. Staat mailen uit of is de daglimiet bereikt, dan zie je de link in het venster en stuur je hem zelf door. Is iemand al lid van het team, dan krijgt hij geen uitnodiging: hij ziet de vergadering al.

Je kunt geen gasten meer uitnodigen als de vergadering gesloten is, of als hij meer dan 14 dagen geleden was.

Iemand uit je organisatie

Is het team een commissie van een organisatie, en is de gast lid van die organisatie? Dan zoek je hem op het tabblad Org-leden op naam en voeg je hem direct toe, zonder mail. In Mijn overleggen kan dat alleen met iemand met wie je samen in een commissie zit. Zie Gasten uit je organisatie.

Gasten beheren

In hetzelfde venster staan alle gasten van de vergadering, met hun status: Uitgenodigd, Actief, Verlopen of Ingetrokken.

• Zet per gast Meepraten en Punten aandragen aan of uit. Dat geldt meteen.
• Heeft een gast de mail niet gekregen? Kies Opnieuw sturen. Er gaat een nieuwe link uit; de oude werkt niet meer.
• Kies Intrekken en bevestig om een gast de toegang te ontnemen. Dat werkt meteen. Met Opnieuw uitnodigen haal je hem later terug.

Punten verbergen voor gasten

Kies Verbergen voor gasten en vink rubrieken of punten uit die een gast niet mag zien. Een uitgevinkte rubriek verdwijnt met al zijn punten. Punten die je later toevoegt, zijn wel zichtbaar; verberg ze dan alsnog.

Wat een gast ziet

Een gast ziet de agenda met de toelichting bij de punten, en de discussie bij die punten. Bij berichten en punten ziet hij namen, nooit e-mailadressen.

Een gast ziet nooit de notities voor de voorzitter, de notulen, de besluiten, de rest van jullie vergaderingen of de ledenlijst. Hoe het er voor de gast uitziet, lees je in Je bent uitgenodigd als gast.

Punten van gasten

Draagt een gast een punt aan, dan staat het bovenaan de vergadering, bij de punten die voor deze vergadering zijn aangedragen. Open het punt en kies Inplannen of Afwijzen. Andere gasten zien het punt pas als het op de agenda staat.

Actiepunten voor gasten

Een actiepunt uit deze vergadering kun je aan een gast toewijzen: kies de gast bij Wie. De gast ziet alleen zijn eigen actiepunten, niet die van anderen. Hij kan de status en een notitie bijwerken.

Hoe lang een gast toegang heeft

De toegang loopt tot en met 14 dagen na de vergaderdatum. Daarna staat de gast op Verlopen. Een actiepunt dat aan de gast is toegewezen en nog openstaat, blijft voor hem zichtbaar tot het klaar is. De rest van de vergadering niet.

Hoeveel gasten

Waar	Gasten per vergadering
Klein, ook tijdens de proefperiode	10
Groot, Organisatie	25
Mijn overleggen, inbegrepen bij je team	5
Mijn overleggen met Solo	10

Ingetrokken gasten tellen niet mee.