Mijn overleggen: je persoonlijke ruimte

Niet elk overleg is voor het hele bestuur. Heb je een gesprek met iemand van een commissie, of met een klant? Gebruik dan Mijn overleggen: je persoonlijke ruimte naast je teams. Alleen jij en de gasten die je uitnodigt zien wat erin staat. Je teamgenoten niet.

Wie het heeft

• Lid van een team met een abonnement, ook tijdens de proefperiode: Mijn overleggen hoort er vanzelf bij. Tik op de naam van je team bovenaan (telefoon), of kies de keuzelijst bovenaan de zijbalk (computer), en kies Mijn overleggen. Dat staat bovenaan de lijst.
• Geen team: neem Solo. De eerste 14 dagen zijn gratis, en Mijn overleggen staat meteen klaar.

Heb je geen team met een abonnement meer en geen Solo, dan kun je je overleggen nog lezen en exporteren, maar geen nieuwe maken.

In Mijn overleggen staat in de tabbalk (telefoon) of de zijbalk (computer) Overleggen, met Solo ook Actiepunten en Besluitenlijst. Het pakket, het sjabloon en je ruimte verwijderen vind je onder Instellingen; op de telefoon staat dat onder Meer.

Een overleg maken

Kies bij Overleggen Nieuw overleg en vul in:

• Titel, bijvoorbeeld Overleg met Jan over het jubileum. Een overleg heeft geen nummer.
• Datum, en eventueel tijd en locatie.
• Beginnen met:
  • Een lege agenda: één kopje Agenda, waar je de punten zelf op zet.
  • Een sjabloon: Opening, Punten, Afspraken en Rondvraag. Met Solo kies je ook uit je eigen sjablonen.
  • Een vorig overleg: dezelfde kopjes. Vink aan of de punten zonder notulen of besluit meekomen, en of dezelfde gasten weer worden uitgenodigd.
• Punten (optioneel): één per regel. Ze komen meteen op de agenda.
• Gasten (optioneel): e-mailadressen. Ze krijgen een uitnodiging, praten mee en kunnen punten aandragen.

Kies Aanmaken. Je staat dan meteen in het overleg.

De agenda afmaken

Een overleg heeft geen puntenbak. Wat je toevoegt, staat meteen op de agenda.

• + Punt onder een kopje met agendapunten: typ een titel en eventueel een toelichting, en kies Toevoegen.
• + Kopje onderaan de agenda: een nieuw kopje, met of zonder agendapunten eronder.
• Bij elk kopje: Omhoog en Omlaag om het te verplaatsen, en Kopje verwijderen als er geen punten meer onder staan.
• Rubriek aanpassen om de naam of de vaste tekst van een kopje te wijzigen.
• Wijzig naast de titel om het overleg een andere titel te geven.

Punten versleep je naar een andere plek, net als in een team.

Tijdens en na het overleg

Notuleren, besluiten met /besluit, actiepunten met /ap, Aanpassingen sluiten en Exporteren werken zoals in een team. Zie Notuleren tijdens de vergadering.

Een overleg heeft geen aanwezigheidslijst. In de kop staan de deelnemers: jij en de gasten die de uitnodiging accepteerden.

Besluiten en actiepunten staan bij het overleg zelf. Een lijst over al je overleggen heen, bij Actiepunten en Besluitenlijst, hoort bij Solo.

Delen

Via Delen (op je telefoon achter ⋯) maak je een deellink of nodig je gasten uit. In je persoonlijke ruimte kunnen 5 gasten per overleg meedoen, met Solo 10.

Zit je met iemand samen in een commissie van een organisatie? Dan zoek je hem op naam en voeg je hem direct toe als gast, zonder mail. Zie Gasten uit je organisatie.

Overdragen aan je team

Moet het team het overleg toch hebben, bijvoorbeeld omdat er besluiten in staan? Draag het over aan een team waar je beheerder bent. Zie Een overleg overdragen aan je team.

Wat Solo toevoegt

Mijn overleggen bij je team heeft alles hierboven. Met Solo komen de zakelijke functies erbij: de overzichten van actiepunten en besluiten, de agenda mailen, een eigen huisstijl, relaties met een doorlopende link en eigen sjablonen.

Eén overleg verwijderen

Gaat een overleg niet door? Open het, kies ⋯ en dan Verwijderen…. Het overleg gaat weg met de punten, notulen, besluiten, gasten, deellinks en de actiepunten uit dat overleg. Dat kan zolang het overleg open is; een gesloten overleg heropen je eerst. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Mijn overleggen verwijderen

Open Instellingen, kies het tabblad Ruimte en kies onder Ruimte verwijderen Mijn overleggen verwijderen…. Typ de naam die in de vraag staat en kies Definitief verwijderen. Al je overleggen gaan weg, met notulen, besluiten, actiepunten, gasten, deellinks, relaties en sjablonen. Gasten verliezen hun toegang. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt, dus draag eerst over wat het team moet houden.