Een agenda delen met mensen buiten het team

Wil je de agenda laten zien aan iemand die geen lid is van het team, bijvoorbeeld de kascommissie, een sponsor of een ander bestuur? Maak dan een deellink. Wie de link heeft, ziet de agenda zonder account.

Een link maken

Open de vergadering en kies Delen. Elk teamlid kan een link maken.

• Wat is zichtbaar? Alles staat standaard aan. Vink rubrieken of agendapunten uit die niet naar buiten mogen. Een uitgevinkte rubriek verdwijnt met al zijn punten.
• Na de vergadering: notulen en besluiten tonen: zet je dit aan, dan verschijnen de notulen en de besluiten op dezelfde link zodra de vergadering is gesloten met Aanpassingen sluiten. Daarvoor is dus geen nieuwe link nodig.
• Wachtwoord: optioneel. Stuur het apart van de link, bijvoorbeeld in een ander bericht.
• Geldig tot en met: standaard een maand na de vergadering, hooguit een jaar.

Kies Link maken en kopieer de link meteen. Daarna is hij niet meer op te vragen. Ben je hem kwijt? Trek hem in en maak een nieuwe.

Wat de ontvanger ziet

De ontvanger ziet de rubrieken en de agendapunten met hun toelichting. Na de vergadering staan er ook de notulen en besluiten bij, als je die aanzette. De kop verandert dan van agenda in notulen. Discussies, notities voor de voorzitter, actiepunten, aanwezigheid, persoonlijke updates en de ledenlijst zijn via een link nooit te zien.

Notulen later delen

Heb je de link vóór de vergadering gedeeld zonder notulen? Kies bij de link Aanpassen en zet Notulen tonen aan. Wie de link al heeft, ziet de notulen dan vanzelf zodra de vergadering is gesloten.

Punten die je na het delen aan de agenda toevoegt, zijn ook zichtbaar. Moet zo'n punt verborgen blijven? Kies dan bij de link Aanpassen.

Aanpassen en intrekken

Onder Delen staan alle actieve links van de vergadering, met hoe vaak ze zijn geopend. De maker en de beheerders van het team kunnen een link aanpassen of intrekken. Een ingetrokken link werkt meteen niet meer.